事務所通信

すべての事業者には、法律上「帳簿(仕訳帳・総勘定元帳等)」と「書類(請求書・領収書等)」の保存が求められ、その保存期間・要件も規定されています。また、紙で保存する場合・電子で保存する場合の違いについても理解が必要です。自社の状況を再確認してみましょう。

会社法・税法が求める「帳簿書類の保存」

決算が終わり、税務申告まで無事に済むと、「古い帳簿はもう必要ないだろう」「スペースも限られているし、処分しても差し支えないかな」といった考えが頭をよぎってしまうことがあるかもしれません。

でも、それはNGです。会社法や法人税法・消費税法等では、会計帳簿や決算関係書類、請求書・領収書・契約書等の取引事実を示す書類を、一定期間保存することを全事業者に義務付けているからです(図表)。

税務調査で仕入税額控除が否認されるケースも

税務調査への備えという観点からも、帳簿書類の保存がきちんとできているかどうかは非常に重要です。例えば、法人税法上の青色申告法人の帳簿書類保存義務については、「税務職員が必要と判断したときにその内容の真実性を確認できるような態勢で保存しなければならない」ものと解されています。

税務調査の際、取引内容を証明する請求書や領収書等が見当たらなければ、「経費」や「仕入税額控除」が認められない可能性があります。また、税務調査官の求めに応じて、売上や仕入の事実を裏付ける資料を提示できなければ、思わぬ追徴課税につながることもあり得ます。帳簿書類は、税務上の正当性を証明するための重要な証拠といえます。

＜判例TOPICS＞帳簿書類の保存義務違反を事由に青色申告承認取消と仕入税額控除が否認された判決(東京地裁令和6年5月29日判決)

原告会社(X)は、税務調査に協力せず、帳簿書類等の提示を拒み続けた。このため税務署長(Y)は、税務調査における帳簿書類等の不提示を処分理由として、青色申告承認取消処分、法人税更正処分、消費税等更正処分および過少申告加算税賦課決定処分を行った。

Xは税務調査手続の不備および各処分の取消しを求めて訴えたが、いずれも棄却。税務調査への非協力は「帳簿の保存」要件を充足していないとして、青色申告の承認取消し、欠損金の繰越控除否認、仕入税額控除否認、さらには加算税賦課にまで連動することがあると示した判決。

再確認! 紙で保存する場合・電子で保存する場合

紙で帳簿書類を保存する場合

紙の帳簿書類は、「種類ごと」「月ごと」「事業年度ごと」に整理することが重要です。例えば、「仕訳帳」「総勘定元帳」「請求書(受領・発行)」「領収書」「契約書」等に区分し、月別・事業年度別のファイルや保存箱に保管します。

ファイルや保存箱には、「第○期・請求書(受領)」といったラベルを貼り、保管場所もあらかじめ決めておきましょう。必要な時に、必要な書類を探しやすくなります。

電子で帳簿書類を保存する場合(スキャナ保存を含む)

電子で帳簿書類を保存する場合、電子帳簿保存法が求める一定の要件を充足することが必要になります。メールやPDF等で受領した請求書・領収書等の電子取引データは、原則として電子のまま保存しなければなりません。

電子データを共有サーバー等に保存する場合は、「2026年」「請求書(受領・発行)」「契約書」等のフォルダを作成し、ファイル名も「2026-10-01_○○会社_100000」のように、日付、取引先名や取引金額で検索可能な状態で保存などすると良いでしょう。

＜参考＞電子帳簿保存法の「3つの制度」

電子帳簿保存法には、次の3つの制度があります。制度ごとに異なる一定の要件を充足する必要があります。
　①電子取引データの保存:メールやインターネットを介してやりとりした取引情報に係るデータは、電子保存することが義務です(全事業者が対象)。
　②帳簿書類の電子保存:会計ソフト・パソコン等を使用して作成した帳簿や取引書類を、プリントアウトせずに保存することができる制度。
　③スキャナ保存:紙で受け取った領収書・請求書などを、その書類自体を保存する代わりに、スマホやスキャナで読み取った電子データで保存することができる制度。

※国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」(令和8年8月1日現在)

TKCの「FXクラウドシリーズ」は、電子帳簿保存法に完全準拠。複雑な要件はすべてクリアしているため、帳簿書類の保存もスムーズに行えます。
※TKC「FXクラウドシリーズ」(令和8年8月1日現在)